Nettoyage : tout sur le cahier des charges

De nombreuses entreprises sont contraintes de se soumettre à la rédaction d’un cahier des charges. Il s’agit d’une des premières étapes à réaliser avant de signer un quelconque contrat et de débuter un projet ou une collaboration. Ce document varie selon le secteur d’activité pour lequel il est rédigé, mais aussi selon la fréquence et la nature des prestations demandées.

Concernant des services de nettoyage professionnel, cette fiche permet de lier par écrit la société spécialisée et son client. Il s’agit d’un document signé entre les deux parties qui sert principalement à décrire les demandes du client et les obligations auxquelles est tenu le prestataire. Une fois le cahier des charges accepté par toutes les parties, la collaboration peut commencer et chacun sera tenu d’en respecter les termes tout au long des prestations.

Également appelé « CDC », le cahier des charges est généralement rédigé par le client qui souhaite bénéficier de services d’entretien. Il est donc particulièrement utile si vous souhaitez vous assurer que les prestations seront à la hauteur de vos exigences.

Ce document sert à poser sur papier vos réels besoins en matière de nettoyage de locaux. Vous devez formaliser et expliquer clairement ce que vous attendez des aide-ménagères qui seront chargés de votre bâtiment. Cela permet de poser un cadre bien précis autour des tâches à réaliser par les prestataires et de s'assurer que tous les acteurs connaissent précisément les missions qui leur sont confiées.

Ensuite, une fois le cahier des charges rédigé, ce document vous sera utile pour faire votre choix parmi l’ensemble des sociétés de nettoyage disponibles sur le marché. En effet, lors de sa rédaction, vous vous êtes interrogé sur les pièces et les éléments de votre intérieur et de votre extérieur qui nécessitent un entretien régulier ou ponctuel. Vous êtes désormais plus conscient des services dont vous avez besoin et êtes à même de choisir le prestataire qui répondra au mieux à ces exigences. Dans le même temps, il vous est beaucoup plus aisé de comparer les devis et les tarifs des différentes entreprises en vous basant sur ce qu’elles proposent et sur ce qui est intéressant et adapté pour vous.

Enfin, le cahier des charges permet une meilleure communication entre vous et les agents d’entretien. Le document sert de référence tant pour l’équipe qui réalise les différentes tâches décrites sur la fiche que pour vous qui pouvez vérifier que chaque mission a bien été effectuée. Le travail est organisé et vous risquez beaucoup moins de malentendus, d’oublis ou de déconvenues avec un cahier des charges précis et complet.

Plus le cahier des charges est exact, plus les devis que vous recevrez seront pertinents et le budget prévu, juste. Pour être parfaitement exhaustif, clair et rigoureux, ce document se compose donc en règle générale de quatre parties distinctes :
 

1. Il présente les acteurs impliqués dans la collaboration : le client, l’entreprise de nettoyage, ainsi que le ou les intervenants internes qui seront effectivement en charge des prestations.
2. Il expose les objectifs à atteindre (le nettoyage partiel, complet, régulier ou ponctuel d’une habitation ou de bureaux par exemple) et les spécificités du bâtiment à entretenir.
3. Vous listez tous les services dont vous avez besoin de manière précise et leur fréquence.
4. Vous indiquez comment les sociétés spécialisées peuvent répondre à votre demande de nettoyage, par quels documents, à quel numéro de téléphone, dans quels délais, etc.

La rédaction de ce document vous incombe en tant que client ; il vous faut donc le compléter sérieusement. Il est avant tout important de penser à vos besoins. Le cahier des charges se distingue en effet des spécifications qu’une entreprise pourrait vous fournir dans le cadre d’un contrat. Contrairement à cette dernière, le CDC n’expose pas les solutions ni les moyens humains et matériels mis à disposition pour la réalisation du travail que vous demandez, mais présente l’ensemble des tâches qui doivent être effectuées.

Pour formaliser au mieux vos besoins et éviter toute interprétation erronée de la part du personnel d’entretien, le cahier des charges doit donc être construit de manière claire et concise. En effet, il n’est pas utile de mentionner des tâches qui ne vous sont pas nécessaires. En outre, les missions demandées doivent être réalisables pour les agents de nettoyage, tant en termes de matériel et de compétences que de sécurité. Pour prévenir les malentendus, évitez donc à tout prix les termes ambigus ou à double-sens.

Pour rédiger au mieux votre cahier des charges, il faut vous interroger sur ce qui doit absolument être nettoyé par l’équipe d’entretien et ce qui peut être réalisé par vous-même. Si vous envisagez de contacter une société professionnelle de nettoyage pour vos bureaux d’entreprise, vous pouvez par exemple considérer que vos employés seront capables de dégager et prendre soin eux-mêmes de leur espace de travail. Il est également important de se questionner sur la fréquence à laquelle les tâches doivent être effectuées pour chaque pièce et chaque élément à entretenir.

Regroupez les prestations par type d’entretien

Pour faciliter la lecture du cahier des charges, il est recommandé de regrouper les services similaires ensemble. Selon que vous faites une demande d’entretien pour des locaux commerciaux, des bureaux ou votre maison, le CDC sera évidemment composé d’éléments différents. Afin de vous faire une idée de ce qui pourrait se retrouver sur ce document, voici une liste non exhaustive de tout ce que vous pourriez demander comme prestation de nettoyage à votre équipe d’aide-ménagères :

• Pièces de passage et à vivre : laver les sols à l’eau, dépoussiérer les surfaces des meubles et des objets de décoration, nettoyer les portes, les poignées et les interrupteurs, etc.
• Cuisine et zones de repas : nettoyer les plans de travail, les tables et les chaises, l’évier et les sols de manière plus intensive, enlever les traces de doigts sur le frigo et les armoires, vider les poubelles, etc.
• Sanitaires et salle de bain : désinfecter les toilettes et récurer la cuvette, nettoyer les miroirs, les éviers et toutes les surfaces, laver la douche ou la baignoire, passer la serpillère, dépoussiérer les tapis, etc.
• Chambres et espaces jeux : passer le balais ou l’aspirateur, dépoussiérer les meubles, faire les lits, aérer la pièce, aspirer les tapis, ranger les jouets qui trainent, etc.
• Bureaux et salles de réunion : traiter la moquette et nettoyer les sols, dépoussiérer les objets et les meubles, nettoyer les portes, interrupteurs, prises électriques, etc.
• Commerce et vitrine de magasin : nettoyer intensivement les sols, laver les fenêtres, les vitrines et les présentoirs, sortir les poubelles, enlever toute trace de doigts sur les surfaces et les portes, dépoussiérer le dessus des meubles, etc.

Pour toutes les tâches que vous demandez, n’oubliez pas de définir dans le cahier des charges la fréquence à laquelle vous souhaitez les voir effectuées. En effet, certains éléments ne nécessitent pas un nettoyage quotidien ni hebdomadaire comme les meubles et les sols de votre cuisine. Par exemple, vous pourriez exiger que vos vitres soient lavées tous les six mois et réclamer un frigo complètement propre tous les trois mois.

Sachez que de nombreuses entreprises spécialisées vous proposent également des services complémentaires qui pourraient vous intéresser. L’entretien de vos machines (cafetière, bouilloire, lave-vaisselle, four, etc.), mais aussi le nettoyage de vos draps de lit ou de vos rideaux, ou encore le lancement de vos lessives et le repassage, sont autant de missions possibles selon les prestataires. Renseignez-vous auprès des sociétés compétentes pour connaître leurs interventions supplémentaires. Certaines se chargent même de réapprovisionner vos sanitaires en fournitures (papier toilette, savon, serviettes, etc.).

Définissez les horaires de passage

Le cahier des charges doit également présenter avec précision les horaires auxquels vous souhaiteriez que les agents de ménage interviennent dans vos locaux. Choisissez un moment où ils ne dérangeront pas votre travail s’il s’agit d’entretenir vos bureaux, ou un laps de temps où vous êtes chez vous si vous souhaitez accueillir votre aide-ménagère dans votre maison. Flexibles et compréhensives, les entreprises spécialisées sont à votre disposition pour vous offrir des services adaptés à vos besoins.

Informez précisément des contraintes du lieu

Afin d’obtenir un devis le plus précis possible et correspondant au mieux à la réalité des prestations sur le terrain, le cahier des charges doit contenir des informations par rapport au type de bâtiment que le personnel spécialisé devra entretenir. En effet, selon qu’il s’agit de locaux industriels, d’un magasin ou d’un appartement, le nettoyage ne sera pas le même.

En outre, vous devez expliquer précisément de quoi se composent les lieux à nettoyer. Précisez donc le nombre de pièces, le type de revêtement au sol (moquette, parquet, carrelage, etc.) et au mur (peinture, papier peint, béton, etc.), l’utilisation et la fréquence de passage de certaines zones particulières, etc. Plus les aide-ménagères savent à quoi s’attendre dans votre habitation ou vos locaux, plus elles pourront répondre de la meilleure façon à vos besoins et vous proposer un nettoyage adapté sur mesure.

Différentes façons de rédiger un CDC

Pour finir, sachez qu’il est possible de rédiger un cahier des charges de différentes manières. La première consiste à détailler l’ensemble des services demandés pour votre bâtiment et de proposer au prestataire de compléter le budget qui vous incomberait pour faire réaliser ces tâches. La seconde laisse davantage le champ libre pour l’agence d’entretien. Vous l’informez des pièces et des éléments à nettoyer, puis l’entreprise spécialisée complète le document avec le type de prestations, les moyens mis en œuvre et les tarifs qu’elle propose pour effectuer ce travail. Dans tous les cas, le CDC sert à exprimer vos besoins et permet aux agences professionnelles de savoir comment vous servir au mieux.